Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị; Các nhiệm vụ từ chỉ đạo, điều hành đến thực hiện giải quyết công việc đều gắn liền với văn bản, tài liệu và hồ sơ công việc. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ như hiện nay, việc số hóa các loại văn bản giấy sang dạng dữ liệu kỹ thuật số nhằm lưu trữ và xử lý trên nền tảng số đang là nội dung cần được triển khai thực hiện theo hướng thống nhất, khoa học, chính xác hơn.
Thời gian qua, Quỹ Đầu tư phát triển tỉnh đã thường xuyên quan tâm công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể viên chức, người lao động hiểu và thực hiện như: Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021 của UBND tỉnh ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh với hình thức ban hành văn bản triển khai trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp đối với các phòng chuyên môn và viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ; ban hành Quyết định số 71/QĐ-QĐTPT ngày 30/8/2023 ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Quỹ. Qua đó, đã phân công cụ thể và gắn trách nhiệm đến từng phòng, viên chức, người lao động trong cơ quan thực hiện nghiêm công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác quản lý văn bản đi, đến tại cơ quan Quỹ luôn được thực hiện trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp chung của tỉnh. Hằng năm, Văn thư thực hiện in sổ quản lý văn bản đi, đến từ phần mềm Hệ thống và tạo lập bản chính từ bản ký số thành tập lưu văn thư theo Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021 của UBND tỉnh; thực hiện đúng quy trình tiếp nhận văn bản đến, phát hành văn bản đi, quản lý văn bản Mật và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí Mật. Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện thường xuyên, đầy đủ, kịp thời; các cá nhân được giao việc đã thực hiện tập hợp văn bản, tài liệu để lập hồ sơ công việc theo quy định. Quỹ đã bố trí 01 kho lưu trữ đảm bảo thiết kế các thành phần cần thiết như: giá, cặp, thiết bị phòng cháy chữa cháy, máy hút bụi, đo độ ẩm… để thực hiện công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu nhằm bảo quản tài liệu được tối ưu nhất, tránh trường hợp bị hư, hỏng, ẩm, mốc và tránh mối mọt phá huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Toàn bộ hệ thống văn bản đến (trừ văn bản Mật) được cập nhật trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc, bao gồm cả việc đăng ký và xử lý văn bản. Viên chức, người lao động Quỹ thực hiện xử lý và tra cứu văn bản trên Hệ thống. 100% việc tạo lập, phát hành văn bản điện tử có chữ ký số của người có thẩm quyền; chữ ký số của cơ quan được thực hiện theo đúng quy định.
Việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị là trách nhiệm không chỉ của người đứng đầu cơ quan và toàn thể viên chức, người lao động, đặc biệt là bộ phận, cá nhân được giao trực tiếp phụ trách, tham mưu thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, nó là mắt xích góp phần nâng cao kết quả hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt.
Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Quỹ thời gian tới cần làm tốt những nội dung sau:
Một là, tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định về công tác văn thư, lưu trữ, nhất là Luật Lưu trữ, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của chính phủ về công tác văn thư và các văn bản hướng dẫn thi hành đến toàn thể viên chức, người lao động trong cơ quan.
Hai là, ban hành đầy đủ các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức thực hiện như: Danh mục hồ sơ của cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu…
Ba là, quan tâm, tạo điều kiện cho viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện chế độ, chính sách đãi ngộ độc hại cho người làm công tác lưu trữ theo quy định.
Bốn là, thực hiện triệt để công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan hằng năm của viên chức, người lao động tại các phòng chuyên môn, đảm bảo thống nhất đầu mối quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan; thực hiện việc ký nhận biên bản bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu của cá nhân khi chuyển vị trí công tác hoặc nghỉ hưu.
Năm là, nâng cao trách nhiệm của viên chức, người lao động Quỹ trong công tác lập Hồ sơ lưu trữ; mỗi viên chức, người lao động cần sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc một cách khoa học, đảm bảo quy định về văn thư, lưu trữ./.
Bùi Thị Quyên